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Qué es RPA (Robotic Process Automation): Guía completa

Por Sin comentarios19 min leer
Robotic Process Automation: imagen de una joven negra, vestida con camisa blanca y chaqueta vaquera, de pie sosteniendo un ordenador portátil.

Ha aumentado notablemente el uso de la tecnología para optimizar innumerables procesos en las empresas. En este sentido, para optimizar estas tareas, el uso de los RPA(Robotic Process Automation) ayuda a automatizar desde las tareas más sencillas hasta las más complejas.

En este artículo, vamos a conceptualizar, presentar las ventajas y otros temas relacionados con los RPA. Como hay muchos mitos sobre el tema, se irán desmontando a lo largo del texto.

¿Qué es la automatización robótica de procesos (RPA)?

La automatización robótica de procesos (RPA) es una tecnología de software que automatiza tareas repetitivas, normalmente operativas, presentes en diversos sectores de una empresa.

Esta tecnología es una gran apuesta para los próximos años. La investigación sugiere que se espera que el mercado mundial de RPA tenga una tasa de crecimiento anual compuesta del 32,8% de 2021 a 2028, alcanzando los 13.740 millones de dólares en 2028 - Grand View Research.

Para entender cómo funciona la automatización en la práctica, imagínese rellenar repetidamente hojas de cálculo con datos de un sitio web: esto puede ocupar toda la jornada de un empleado.

Así, un RPA puede configurarse para leer los datos y rellenar la hoja de cálculo en segundos, liberando al empleado para realizar otras actividades más estratégicas o creativas.

Además de rellenar hojas de cálculo, los robots informáticos son capaces de interpretar códigos, extraer datos, activar respuestas, comunicarse con otros sistemas y realizar otras acciones de forma automática.

¿Cuál es el objetivo principal de un RPA (Robotic Process Automation)?

El principal objetivo de un RPA es: a la vez que automatizan las demandas repetitivas y operativas dentro de una organización, proporcionan autonomía y permiten a los empleados centrar sus horas de trabajo en demandas estratégicas con un mayor impacto en los resultados empresariales .

De este modo, la empresa distribuye las tareas manuales y operativas que requieren mucho tiempo de los equipos. Los RPA asumen esta función y, como resultado, se rehumaniza a las personas.

Como resultado, los empleados pueden centrarse en actividades que requieren un grado más sofisticado de creatividad y potencial estratégico, añadiendo más valor a diversos aspectos de la empresa y sus clientes.

¿En qué se diferencia la RPA de otros procesos de automatización?

En cuanto a la diferencia entre los RPAs y otros procesos de automatización, está claro que los RPAs tienen particularidades que los diferencian de otro tipo de herramientas para la automatización corporativa.

Si se configura de este modo, el RPA tiene capacidad para funcionar 24 horas al día, 7 días a la semana, ya que no requiere una supervisión constante ni la intervención de actividades humanas. Todo se hace automáticamente, con mayor flexibilidad en comparación con otros procesos de automatización.

RPAs en Marketing en cifras

En cuanto al panorama de los RPA en el sector del marketing, el contexto es muy positivo. A continuación encontrará algunos indicadores que ejemplifican la importancia de utilizar RPA: 

  • Según la encuesta mundial sobre RPA de Deloitte Deloitteel 92% de los encuestados afirma que los RPA cumplen o superan las expectativas fijadas para mejorar el cumplimiento normativo;
  • Según Pegasystemsel 63% de los ejecutivos mundiales afirmaron que la actualización de los RPA es una característica crucial a adoptar en la transformación digital;
  • Según Forresterel 57% de las organizaciones afirma que el uso de RPA reduce los errores manuales;
  • Según Forresterel 57% de los ejecutivos cree que los RPA aumentan el compromiso de los empleados.
  • Basado en Forresterel 60% de los ejecutivos está de acuerdo en que los RPA permiten a las personas concentrarse en un trabajo más estratégico;
  • Según un estudio de UiPathel 68% de los empleados de todo el mundo confía en que la aplicación de la automatización les hará más productivos.

RPA para marketing y ventas

Entre las aplicaciones más comunes de los RPA se encuentran las destinadas a los departamentos de marketing y ventas de las empresas, dado el enorme potencial de ahorro de tiempo, ganancias de escala y satisfacción de los empleados.

Los profesionales del marketing y las ventas tienen una naturaleza orientada a la creatividad, la estrategia y las relaciones, habilidades que se ven eclipsadas por la creciente necesidad de realizar tareas repetitivas.

Pareto ha desarrollado una serie de RPAs relacionados con Marketing y Ventas que permiten aumentar hasta 3 veces la productividad de los empleados. Conozca algunos de ellos.

RPA para optimizar el presupuesto de los medios de pago

Con el gestor de presupuestos omnicanal de Pareto, la empresa puede agrupar campañas de medios de pago con el mismo objetivo y definir el presupuesto para el mes.

Cada día, Tess, la inteligencia artificial de Pareto, analiza el rendimiento de las campañas de Google Ads y Facebook Ads y ajusta el presupuesto automáticamente para maximizar los resultados.

RPA para optimizaciones 1-Click

Este RPA realiza miles de análisis en segundos, buscando las mejores oportunidades de optimización en una cuenta publicitaria. A continuación, selecciona entre los análisis las mejores oportunidades de optimización que pueden aplicarse con un solo clic del ratón.

Algunos ejemplos de análisis son: bloqueo de canales potencialmente fraudulentos en la Red de Display de Google, desactivación de anuncios con bajo rendimiento en Facebook Ads, adición de nuevas palabras clave en Google.

RPA para la optimización de medios para clientes potenciales precalificados

Monitoriza tu formulario y asigna automáticamente una puntuación a cada lead que captures. La puntuación de los leads cualificados se enviará a las plataformas Google Ads y Facebook Ads.

De este modo, optimizará sus campañas dando prioridad a los clientes potenciales con mayor puntuación, en lugar de considerar a todos los clientes potenciales como si fueran iguales.

RPA para la integración de datos entre CRM y medios de pago

Conéctate a los datos de tu CRM centralizados por el Data Warehouse de Pareto, donde Tess, la A.I. de Pareto, evaluará el ICP y enviará esta información a las plataformas Google Ads y Facebook Ads.

De este modo, podrá ver qué campañas, audiencias y anuncios han contribuido más a las ventas de su equipo de ventas.

RPA para integrar datos de múltiples clientes para agencias de rendimiento

Acceda a las proyecciones de cada cuenta en tiempo real de forma detallada y visual. Filtre por gestor de cuenta, cliente o personalice según sus necesidades. Realice un seguimiento de las métricas destacadas por periodo. Analice sus objetivos de CPA, ROAS, CPV y CPC. Toda la información estructurada en unos pocos clics.

RPA para la integración de acciones con medios de pago

Pareto utiliza el feed de productos de comercio electrónico para filtrar los productos con baja disponibilidad de stock, eliminando temporalmente estos productos de los medios de pago.

De este modo, puede conseguir un ahorro significativo en las campañas al llevar al usuario a productos que están más disponibles, es decir, con más probabilidades de conversión. Esta automatización se aplica a las campañas de Google Shopping y al remarketing dinámico en el catálogo de productos de Google y Facebook.

¿Cuáles son las ventajas de utilizar RPA (Automatización Robótica de Procesos)?

Cada vez es más necesario llevar a cabo acciones estratégicas que nos permitan mantenernos fuertes en el mercado, ya sea a favor de una marca, un servicio o un producto. Sin embargo, uno de los mayores retos en este proceso creativo es el tiempo.

Ahí es donde entra en juego la automatización robótica de procesos. Los RPA actúan con la perspectiva de permitirnos ahorrar tiempo de trabajo y centrarnos en tareas que requieren más de nuestra creatividad. Por lo tanto, las principales ventajas de utilizar RPAs son: 

Optimización del tiempo y la productividad: mediante la automatización de procesos es posible elevar el nivel de productividad de las empresas, ya que los robots realizan el proceso automáticamente, lo que garantiza una mayor escala y permite que los humanos se dediquen a otras funciones importantes.

Alrededor del 60 por ciento de los ejecutivos están de acuerdo en que la RPA permite a las personas centrarse en un trabajo más estratégico - Forrester.

Reducción de errores de ejecución y proceso: con el uso de los RPA se reducen alrededor del 57% de los errores humanos - Forrester. Esto se debe a que el robot de software no se ve afectado por el agotamiento de una actividad ni por el exceso de información, lo que reduce el riesgo de errores operativos.

Reducción de costes: el ahorro de costes es muy evidente en las empresas que están escalando, ya que no necesitan aumentar significativamente su plantilla para realizar tareas manuales, delegando éstas en los RPAs.

Centrarse en actividades más estratégicas: los robots interactúan con múltiples fuentes y bases de datos, recopilando un mayor volumen de información con un 100% de precisión y conformidad, lo que garantiza una mayor calidad para el análisis del usuario final.

Flexibilidad e integración de sistemas: RPA puede integrarse con miles de programas de software diferentes y aplicarse a distintos niveles de profundidad en las tareas de la empresa, lo que permite utilizarlo durante más tiempo sin inversiones adicionales.

Empleados más comprometidos: al delegar sus tareas aburridas en robots, los empleados pueden dedicarse a las actividades que realmente importan en su trabajo, lo que aumenta su nivel de compromiso con el trabajo en un 57% - Forrester.

Mejora de la experiencia del cliente: la RPA puede utilizarse para interactuar con los clientes en el sector de las telecomunicaciones, por ejemplo, para ofrecer resoluciones y respuestas rápidas a preguntas clave, lo que se traduce en una reducción del tiempo de servicio y una mejora de la experiencia del cliente.

Oportunidades de ampliación: a medida que la empresa crece, es posible ampliar la aplicación de RPA para satisfacer sus necesidades cambiantes, adaptando los robots a diferentes funciones para ayudar a la empresa a alcanzar sus objetivos.

RPA (Automatización robótica de procesos) - Ejemplos de uso

En cuanto a ejemplos del uso de RPAs (Robotic Process Automation) en las empresas, se puede decir que se pueden implementar en varias áreas y procesos con diferentes funciones o uno en particular.

Con el fin de acercar la visualización de los procesos RPA a algo comúnmente experimentado, los ejemplos siguientes ilustran algunas aplicaciones:

  • Generación de informes;
  • Envío de notificaciones por correo electrónico con los cargos a los clientes morosos;
  • Integración de CRM con Paid Media (plataformas publicitarias como Google Ads y Facebook Ads);
  • Análisis de las compras fraudulentas en el comercio electrónico;
  • Realización de cálculos y análisis complejos con datos de la empresa;
  • Gestión del tratamiento de los datos sobre el rendimiento de los empleados.

¿Cuál es la relación entre RPA e Inteligencia Artificial?

La RPA y la Inteligencia Artificial (IA) son dos tecnologías distintas, pero pueden confundirse según el contexto. Esto ocurre especialmente cuando los recursos de IA se integran en los RPA.

Los robots RPA están programados para realizar una serie de tareas repetitivas, basadas en reglas estipuladas por el usuario; no son capaces de aprender o mejorar su rendimiento durante el proceso.

En otras palabras, si una tarea automatizada cambia, el robot RPA no reconoce el cambio y necesita ser programado de nuevo para poder llevarla a cabo.

Pero cuando los recursos de IA se integran en el RPA, éste empieza a interpretar comportamientos, como el procesamiento del lenguaje o la visión por ordenador, y aumenta considerablemente las posibilidades de toma de decisiones.

Esto se debe a que los recursos de IA imitan el comportamiento humano y complementan a los robots RPA que replican las acciones humanas basándose en reglas.

Banner de Pareto sobre automatización del marketing con IA.

5 consejos para implantar RPA en su empresa

En vista del potencial de colaboración que tienen los RPA, es de suma importancia que la implantación de la tecnología se lleve a cabo de acuerdo con un plan predefinido que esté alineado con los objetivos de la organización. El objetivo es maximizar el rendimiento de los procesos.

Para lograrlo, se recomiendan encarecidamente los siguientes pasos:

1. necesidades cartográficas

Antes de desarrollar cualquier solución, es de suma importancia examinar los procesos que su empresa tiene en marcha y qué "dolores" hay que resolver. El mapeo de necesidades y requisitos permite identificar las principales actividades que deben ajustarse o incluirse en la implantación de RPA en su empresa.

2. Analizar el mejor software

En esta fase deben establecerse criterios y requisitos que ayuden a elegir al proveedor de RPA más adecuado para la organización. Entre ellos se incluyen cuestiones como las especificaciones técnicas, las funcionalidades y el precio.

Además, algunas empresas ofrecen unos días de prueba gratuita del producto, lo que puede ser una oportunidad para validarlo y confirmar si se va a implantar. Esta práctica depende del tipo de RPA que se pretenda contratar.

3. Poner en marcha un proyecto piloto

Una vez elegido el proveedor más adecuado, es hora de poner en práctica el software. Para ello, hay que asegurarse de que los empleados de la empresa están formados para utilizar la herramienta. Después de todo, no tiene sentido disponer de tecnología punta si nadie sabe cómo utilizarla, ¿verdad?

Además, es esencial documentar las actividades de la aplicación piloto para generar registros y poder analizarlos. A través de estas declaraciones se detectarán posibles problemas, necesidades de cambios o requisitos adicionales.

Así que esta tercera etapa es el momento de probar, cometer errores y resolverlos.

4. Gestión del ciclo de vida

Una vez que el proyecto piloto se ha probado y ajustado a la realidad de la empresa, es hora de implantar la solución exitosa. Este es el proceso paso a paso para poner en práctica las estrategias establecidas y la gestión del cambio.

5. Demostración de Tess RPA Builder

Para proporcionar una experiencia increíble y práctica, Pareto cuenta con el Tess RPA Builder dentro de su software, donde se puede solicitar una automatización de entre las innumerables predefinidas e insertar métricas y condiciones empresariales.

Y lo que es más, le permite crear RPA personalizados según las necesidades de su empresa.

automatización de procesos robóticos: demostración Tess RPA builder

¿Cómo funcionan los APR de Pareto?

Con vistas a robotizar los procesos y rehumanizar a las personas, los RPA de Pareto llegan con la perspectiva de ayudar a las rutinas de trabajo de las organizaciones. De este modo, los seres humanos pueden centrarse en tareas más estratégicas y explorar su creatividad.

Como resultado, nuestros RPA se basan en el concepto de "Time Back", de forma que los seres humanos ganan unas horas preciosas de su día, dejando las miles de tareas repetitivas (pero necesarias) a las automatizaciones.

A continuación descubrirá un poco más sobre algunos de nuestros RPA y cómo pueden ayudar a la rutina de trabajo de su organización. Pero hay muchos otros, ¡así como la posibilidad de crear su propio RPA!

Gestor del presupuesto omnicanal OBM

El OBM es el gestor de presupuestos de Pareto, que realiza ajustes diarios en el presupuesto diario de las campañas. Al configurarlo, puede agrupar campañas con el mismo objetivo y definir el presupuesto para el mes.

Cada día, Tess analizará el rendimiento de las campañas de Google y Facebook y ajustará el presupuesto automáticamente.

Con unos pocos clics, podrá automatizar la gestión presupuestaria de sus campañas, no se le escapará ni se le pasará el presupuesto del mes. Y no cometerás el error de limitar los presupuestos de las campañas con buenos resultados.

Más información sobre OBM y cómo facilita la la gestión de presupuestos de Google Ads y Facebook Ads con IA en este artículo.

LeadScoring

LeadScoring es un RPA centrado en los leads. Le permite supervisar los formularios de su sitio web y asignar automáticamente una puntuación a cada lead que capte. De esta forma, podrás ver la calidad de los leads dentro de las plataformas publicitarias.

Por ejemplo, una empresa B2B podría dar una puntuación más alta a los contactos que rellenen el formulario con una dirección de correo electrónico corporativa, y una puntuación más baja a los correos electrónicos personales.

Los leads cualificados se enviarán a las plataformas de Google y Facebook con su puntuación ya establecida. De este modo, podrá optimizar sus campañas en función de la cualificación de los leads, lo que le dará la posibilidad de optimizar por ROAS.

LeadMapper

Este RPA también se centra en la cualificación de clientes potenciales. Conecta los datos de su CRM, centralizados por el Almacén de Datos de Pareto, donde Tess (la I.A. de Pareto) evaluará el ICP (Perfil del Cliente Ideal).

A continuación, enviará esta información a las plataformas de Google y Facebook, mostrando datos basados en las ventas finales, mejorando la visibilidad y la optimización.

BI para agencias - El cuadro de mandos de los sueños

Uno de los mayores retos de una agencia es garantizar que la gestión de los medios de pago de sus clientes funcione según lo previsto.

Acceda a las proyecciones de cada cuenta en tiempo real de forma detallada y visual; filtre por gestor de cuenta, cliente o personalice según sus necesidades; realice un seguimiento de las métricas destacadas por periodo; analice sus objetivos de CPA, ROAS, CPV y CPC.

Toda la información que necesita está estructurada y accesible con unos pocos clics.

Optimización de las existencias

Todas las empresas de comercio electrónico saben que gestionar las existencias de productos de distintos tamaños requiere tiempo y organización. Ahora bien, para combinar esta gestión de existencias con anuncios en medios de pago, la dedicación tiene que ser aún mayor.

¿Se imagina anunciar un vestido precioso pero que sólo haya una talla PP? La empresa corre el riesgo de atender a pocas personas. Además, los productos con pocas opciones disponibles tienen naturalmente un bajo índice de conversión. Y generan insatisfacción en los usuarios.

Basándonos en esta situación, desarrollamos un RPA centrado en la Optimización del Stock. Para ello, utilizamos su archivo de feed de productos del sitio web y lo ajustamos para que sea más asertivo en la promoción de sus productos en Google Shopping y Remarketing Dinámico, tanto en Google como en el Catálogo de Facebook.

API de conversión

En 2020, Facebook anunció una nueva política para iOS 14 y los anunciantes web. Con ella, el sector, las plataformas, los anunciantes y los profesionales del marketing tuvieron que adaptar estrategias y estructuras de cuentas debido a la menor captación de datos de los usuarios.

Con la Conversion API, ha sido posible mitigar el impacto de estos cambios. Ayuda a Facebook Ads a registrar las principales interacciones, conversiones y compras realizadas por los usuarios en tu sitio. De esta forma, puedes decir adiós a la falta de visibilidad de las campañas que más convierten y a los problemas generados por las actualizaciones de iOS14.

Conclusión

Es bien sabido que el uso de los RPA contribuye positivamente al lugar de trabajo, permitiendo a las personas centrarse en actividades estratégicas y ser más productivas. Ante un mercado repleto de nuevas tecnologías y cambios constantes, la necesidad de optimizar nuestro tiempo no deja de crecer. 

Por eso Pareto ha desarrollado el primer Paid Media Manager del mundo que utiliza IA. Esto nos permite disponer de diversas optimizaciones y automatizaciones que realizan tareas repetitivas y analíticas, con el objetivo de mejorar el rendimiento de las campañas y ahorrar tiempo. 

Para saber más sobre los RPA de Pareto y conocer un poco más sobre nuestro propósito, haga una demostración gratuita en nuestro sitio web.

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Autor: Pareto - Aprende más sobre el mundo de las IAs y el Marketing Digital. ¡Accede ahora a nuestra colección de contenidos!