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Como gerenciar tantos documentos em meio ao trabalho remoto?

O ato de assinar um documento, seja ele de qual natureza for, é algo comum desde sempre no mundo empresarial e até mesmo na rotina de uma pessoa. 

Contudo, o que parece ser uma simples tarefa com um papel e uma caneta, pode vir a se tornar algo bem mais complexo. Por isso, vamos apresentar uma solução para assinar documentos sem sair de casa: o PandaDoc.

São muitas as dúvidas que podem surgir sobre a assinatura de um contrato.

Quem pode assinar, só o representante legal? Como arrumar um horário em meio à sua agenda atarefada? Precisa de reconhecimento no cartório? Por semelhança ou por autenticidade? O representante legal precisa estar presente? Como enviar para a outra parte? E se os correios ou o transportador perder meu documento?

E essa complexidade aumentou diante do cenário atual: o advento da pandemia de COVID-19 e a imersão no home office trouxe consigo uma barreira entre as pessoas. O contato pessoal obrigatoriamente foi retirado da nossa rotina e um dos impactos dessa mudança imposta foi nas áreas profissionais com a necessidade de formalizar acordos mediante a assinatura de documentos. 

A assinatura de um documento em papel certamente vai perdurar por algum tempo dentro das mais variadas rotinas. Mas, atualmente, as empresas vêm se modernizando e buscando mudanças que visam melhorar e agilizar os processos administrativos.

A sugestão que trazemos aqui foi adotada desde sempre pela Pareto e acreditamos que, mesmo depois que esse período difícil passar, ela continuará facilitando muito o trabalho de gestão de documentos dentro de uma empresa.

PandaDoc, a solução para seus problemas de contratos

É assim que se apresenta o PandaDoc: uma ferramenta que se mostra como uma solução completa no que diz respeito ao processo de gestão de contratos e de assinatura digital.

O PandaDoc é uma plataforma bem intuitiva e relativamente simples de utilizar. Ela se volta ao gerenciamento de documentos e de contratos.

Dentre suas funcionalidades destacam-se: criação e edição de documentos templatizados, inclusão de mídias e de arquivos, assinaturas digitais personalizadas, rastreamento de status de documento, criação e edição de formulário e integração com plataformas de CRM.

 

Praticidade e Agilidade com PandaDoc

Quanto tempo você perde com os processos burocráticos para assinatura de um documento em papel?

Imprimir um documento, aguardar as assinaturas dos responsáveis, escanear documento, enviá-lo por e-mail, deslocamento para cartório. Já reparou quanto tempo é gasto nesse processo?

A praticidade e agilidade da assinatura digital permite que todas essas demandas sejam realizadas em apenas alguns minutos através do PandaDoc.

Features como edição de documentos por meio de templates, assinatura digital a um clique e disparo através de mensagens pré-configuradas facilitam demais a montagem e a conclusão do contrato.

De acordo com o site do PandaDoc, estudos mostram que o tempo médio de processamento de documentos é reduzido de cinco dias para 37 minutos após a introdução das assinaturas eletrônicas.

Isso se traduz em menos atrito para realizar uma venda e em economia de tempo para o seu time comercial, que ficará livre para vender mais. Para o seu time de contratos, que ficará disponível para atender outras demandas, e para os representantes legais da empresa, que estarão mais focados na atuação estratégica da companhia.

 

Assinatura Digital e Segurança com PandaDoc

A assinatura digital é uma tecnologia que utiliza a criptografia para garantir a segurança e a integridade de documentos eletrônicos. É um modo de validar as assinaturas de forma digital em um documento, da mesma forma que as assinaturas validam os documentos em papel. Além disso, essa funcionalidade contribui para trazer mais agilidade aos diversos processos.

A assinatura digital pode ser criada pelo próprio usuário do software no smartphone, tablet ou computador. Essa assinatura ficará salva no software como se fosse uma imagem e você poderá aplicá-la em qualquer documento digitalizado dentro da plataforma. Este poderá ser, então, encaminhado ao destinatário a fim de coletar a assinatura da sua parte.

Ainda, após as assinaturas de todas as partes, o PandaDoc cria de forma automática um certificado de assinatura, incluindo data, hora e um código de referência das assinaturas.

A questão da segurança está diretamente relacionada às permissões concedidas apenas aos destinatários cadastrados com seu respectivo contato de e-mail. Esse processo é de extrema importância principalmente nas tratativas que envolvem assinaturas de contratos ou documentos que contenham assuntos sensíveis.

Cabe ressaltar que, segundo a lei 14.063, publicada no diário oficial de 23 de setembro de 2020, o ordenamento jurídico brasileiro já reconhece a validade da assinatura eletrônica, em diversas modalidades de contratos e documentos em geral.

Gestão de documentos em nuvem

Como a gestão de contratos no PandaDoc é feita toda em nuvem, existe uma facilidade muito grande para localizar, monitorar, armazenar e editar seus documentos. Isso também ajuda a reduzir a quantidade de erros humanos no processo, pois muitas etapas podem ser automatizadas.

Outro ponto relevante que a plataforma nos apresenta é a não necessidade de um arquivo físico para armazenamento dos documentos. Essa funcionalidade possui extrema relevância financeira e ambiental, uma vez que as empresas poupam uma quantidade considerável de material de escritório, deixando de utilizar papel, caneta, grampeador, impressora e tinta, assim como abrange toda a questão de sustentabilidade que envolve a redução do uso do papel.

A economia com serviços de entrega (correios, serviços de logística) também é um fator a ser considerado dentre os pontos positivos dessa ferramenta, justamente pelo fato das tratativas serem feitas toda ela de forma online. Há de se considerar nesse ponto o fato de que as negociações sejam realizadas remotamente, minimiza o risco de perda ou extravio do documento.

Essas economias são tão relevantes que um estudo encomendado pela Adobe apontou que 61% dos gerentes entrevistados disseram que o uso de assinaturas eletrônicas reduziu os custos relacionados a documentos.

Ainda, a plataforma permite fazer o rastreio do documento enviado a fim de acompanhar o status do mesmo. É possível monitorar se o documento está em etapa de edição, se ele já foi enviado ou se já foi visto e ainda pode-se configurar notificações quando ele foi devidamente assinado por todas as partes envolvidas.

 

Integrações possíveis no PandaDoc

O PandaDoc oferece a possibilidade de integrar o software a uma ferramenta CRM (Customer Relationship Management), plataforma que armazena uma base de dados com informações de clientes. Assim, permitindo a extração de dados de uma plataforma para outra de forma simples e otimizada.

Essa funcionalidade é importante, por exemplo, para o setor comercial, que o permite monitorar de forma instantânea a assinatura do documento pela outra parte envolvida na tratativa.

Existem inúmeros CRMs que se conectam em forma de integração com o PandaDoc, alguns deles são: 

Além disso, a plataforma ainda oferece interação com outras ferramentas utilizadas no fluxo de trabalho a fim de agilizar os processos de gestão dos documentos, são elas:

Todas essas funcionalidades trazem consigo uma otimização para o setor comercial, que poderá direcionar seu foco apenas nas atividades de venda.  Sem que isso traga algum outro tipo de demanda dentro do processo, uma vez que a plataforma permite criar documentos sem sair da tela do seu CRM. Os documentos ficam vinculados à negociação daquele cliente, portanto a informação se consolida em apenas um lugar.

 

Outras alternativas ao PandaDoc

Além dessa excelente sugestão capaz otimizar todo o processo que tange à assinatura de um documento no formato digital, existem outras alternativas no mercado que permitem realizar o mesmo processo, algumas delas são:

Docusign

Assim como o PandaDoc, o Docusign é um serviço para preparar, enviar, gerenciar e assinar documentos digitalmente. Por meio de armazenamento em nuvem, a plataforma permite que seus usuários assinem documentos eletronicamente.

Porém, existem algumas funcionalidades que diferem um software do outro. 

Com o DocuSign, se você precisar fazer edições, terá que cancelar o documento e começar novamente do zero. No PandaDoc você poderá usar o editor online para criar um documento editável instantâneo e fazer as alterações necessárias em tempo real, mesmo após o envio.

Em contrapartida, DocuSign é atualmente uma das plataformas mais utilizadas para assinatura digital no mundo, portanto algumas organizações que estão começando a se modernizar, ainda só aceitam esse software para tal finalidade.

 

AdobeSign

Seguindo a mesma linha de processo, O AdobeSign é um serviço de assinatura eletrônica baseado na nuvem que permite ao usuário enviar, assinar, rastrear e gerenciar processos de assinatura usando um navegador ou dispositivo móvel.

A principal diferença entre o AdobeSign e o PandaDoc é que o AdobeSign exige que os usuários usem o Acrobat Pro (ou outro programa externo) para criar documentos. A plataforma do PandaDoc já oferece modelos personalizados para criação de documentos, não sendo necessário a utilização de um outro programa para realizar o processo.

Pronto para eliminar os contratos em papel da sua vida?

Em resumo, a pandemia de COVID-19 apresentou a necessidade de adaptação às novas dinâmicas de trabalho remoto. A assinatura de documentos digital é o reflexo dessas mudanças que vêm ocorrendo desde então.

Documentos físicos tendem a, cada vez mais, fazer parte de um processo já ultrapassado de utilização. Portanto, é vital que empresas e pessoas se adaptem a esses novos cenários, novas práticas, novas ferramentas.

Independente da sua escolha, olhar para o futuro é necessário. As opções de software mencionadas, apresentando com mais detalhes o PandaDoc,  ajudarão você e sua empresa a otimizar e economizar com esse processo. Vamos entrar de cabeça na era digital?

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