¿Sabía que las posibilidades de generar una venta disminuyen drásticamente con el tiempo que se tarda en establecer el primer contacto? Existe una relación directa entre el tiempo que se tarda en contactar con el cliente potencial y las posibilidades de éxito de la venta.
Por eso en este artículo hemos separado tres estudios utilizados aquí en Pareto para aumentar la tasa de conversión de los equipos comerciales. Son los siguientes:
- MIT (Instituto Tecnológico de Massachusetts) - El primer estudio a tratar es el realizado por el MIT (y citado por Forbes), que cruzó datos sobre el tiempo de contacto y la cualificación de clientes potenciales y el éxito de cada acción;
- Velocify - El segundo estudio fue realizado por la empresa Velocify que, además de considerar el tiempo de acción de las llamadas, también tuvo en cuenta la comunicación por correo electrónico, mostrando la relación entre el tiempo de contacto y el éxito de la calificación.
- Kissmetrics - El tercer y último estudio fue elaborado por Kissmetrics y presenta una infografía con los mejores momentos para enviar un correo electrónico.
Siga leyendo y descubra más sobre cada estudio. Cómo funcionan las metodologías y cómo pueden aplicarse a su estrategia de captación de leads.
1. MIT - Instituto Tecnológico de Massachusetts
Este estudio fue concebido a partir de la comprensión de que existe una brecha de conocimiento entre las áreas de Marketing y Ventas.
Esto se debe a una práctica habitual en el mercado: en general, las empresas utilizan la intuición y la experiencia de sus empleados para gestionar el tiempo de respuesta de un cliente potencial en lugar de datos científicos. Por eso se propuso acabar con esta disparidad y presentar resultados estadísticos que ayuden a tomar decisiones.
Identificaron qué día de la semana, qué hora del día y qué momento desde la llegada hasta la devolución de un lead* eran los mejores para obtener tasas óptimas de contacto y cualificación.
Los datos utilizados proceden del sistema InsideSales.com, una plataforma fundamental para este fin, ya que genera y almacena datos cuantitativos de llamadas directamente vinculados a información cualitativa sobre procesos y flujos de clientes potenciales.
Se examinaron tres años de datos de 5 empresas que generaban y respondían a clientes potenciales, con un total de más de 15.000 clientes potenciales explorados y más de 100.000 intentos de llamada analizados.
Resultados obtenidos
Los resultados mostraron cuándo tenían más éxito los representantes de ventas a la hora de llamar a sus clientes potenciales, teniendo en cuenta los clientes potenciales que habían sido captados mediante un formulario en línea y con los que se había contactado, o se había intentado contactar, al menos una vez.
Eche un vistazo a los datos más interesantes encontrados en relación con la velocidad y el tiempo de respuesta:
El mejor día
El miércoles y el jueves son los mejores días para llamar, un 49,7% mejor que el peor día (viernes). También son los mejores días para cualificar, un 24,9% mejor que el peor día. El jueves es el mejor día para ponerse en contacto para cualificar al cliente potencial, un 19,1% mejor que el peor día.
El mejor momento
De 16.00 a 18.00 horas es la mejor franja horaria para llamar, un 114% mejor que las peores franjas horarias, que son de 11.00 a 12.00 horas y de 13.00 a 14.00 horas. Los intervalos de 9:00 a 10:00 y de 16:00 a 17:00 son las mejores horas para cualificar a un cliente potencial, ya que son un 164% mejores que el bloque de 13:00 a 14:00, la peor hora del día. Ahora, de 16:00 a 17:00 es el mejor intervalo para cualificar a un cliente potencial, superando al peor intervalo en un 109%.
Mejor momento
Las posibilidades de contactar con el contacto se reducen más de 10 veces si comparamos el primer intento en cuanto llega el contacto y una hora después. Por otra parte, las posibilidades de cualificar al cliente potencial se reducen más de 6 veces en esa primera hora. Después de 20 horas, cada intento de contacto adicional que realiza su equipo de ventas perjudica realmente sus posibilidades de contactar con un lead cualificado. cliente potencial cualificado.
La mejor fase del embudo
Las posibilidades de contactar con un cliente potencial aumentan hasta 100 veces si la acción se realiza en los 5 minutos siguientes a la entrada en el embudo, en comparación con un intento después de 30 minutos. En cuanto a la cualificación, las posibilidades aumentan hasta 21 veces si el contacto se realiza en los primeros 5 minutos, frente a los 30 minutos.
¿Cuál es la urgencia?
La probabilidad de una conversión exitosa si se contacta con el lead en el primer minuto es del 394%, frente a una probabilidad del 160% en el segundo minuto, es decir, la probabilidad de éxito cae más de un 50% en sólo un minuto, llegando al 62% a los 30 minutos.
2. Velocify
El tema de este estudio es cómo podemos utilizar las llamadas telefónicas y el correo electrónico para conseguir conversiones con éxito. La investigación se basa en un estudio anterior y añade el correo electrónico como forma de contacto para maximizar las posibilidades de éxito.
Los datos utilizados proceden de más de 3,5 millones de clientes potenciales de más de 400 empresas de diversos sectores. Las organizaciones representadas en el estudio se seleccionaron al azar.
Lo interesante es que advierten de que, aunque puede servir como punto de partida para prácticamente cualquier equipo de ventas, lo más importante a tener en cuenta es que el estudio refleja un agregado de cientos de organizaciones en muchos tipos diferentes de industrias.
Por lo tanto, la mejor estrategia de contacto para una organización determinada suele estar influida por su sector. Y también el tipo de producto que se vende y la naturaleza del proceso de venta en cuestión.
Resultados obtenidos
Las conclusiones a las que se ha llegado muestran la relación entre la velocidad de contacto y el éxito de la conversión. Así como el número de intentos y el uso de los correos electrónicos de la mejor forma posible dentro de una estrategia de contacto.
Consulte los datos más interesantes sobre la velocidad de contacto:
Velocidad de contacto
La velocidad de las llamadas es el factor que más influye en las tasas de conversión. tasas de conversión en un 391%.
Número de contactos
El 93% de los clientes potenciales convertidos son contactados en seis o menos intentos de contacto. Los clientes potenciales que requieren siete o más intentos tienen un 45% menos de posibilidades de conversión que los que requieren seis o menos intentos, por lo que no merece la pena gastar tiempo y recursos.
Duración del contacto
Los índices de conversión pueden aumentar si se programan adecuadamente los intentos de contacto. Con la duración recomendada de las llamadas puede conseguirse un aumento medio del 49% en la conversión.
Tipo de contacto
Los clientes potenciales a los que se envían correos electrónicos entre intentos de contacto telefónico tienen un 16% más de posibilidades de que se les contacte por teléfono. Con el tiempo recomendado para enviar un correo electrónico se puede conseguir una ganancia media de conversión del 53%. Combinando las estrategias de teléfono y correo electrónico se puede obtener una ganancia de conversión del 128%.
3. Kissmetrics
El estudio se resume en una infografía sobre los mejores momentos no sólo para enviar un correo electrónico, sino también para estar activo en las redes sociales, es decir, para hacer publicaciones.
Resultados obtenidos
Descubra cuáles son las conclusiones más interesantes del estudio:
El mejor momento
De 6 a 10 de la mañana, la gente ya está "contenta" de dedicar su tiempo a leer correos electrónicos, ya que es el inicio de la jornada laboral y uno de los momentos del día más recomendados.
De 14.00 a 15.00 es el inicio del segundo turno de trabajo, por lo que es habitual que la gente preste atención a sus correos electrónicos. De 15.00 a 17.00 se ha observado que la gente empieza a pensar en sus asuntos personales más que en el trabajo, por lo que no es el momento más adecuado.
Si el objetivo es ponerse en contacto con empresas, el horario de 17.00 a 19.00 horas también funciona. Si lo que te interesa es contactar con el consumidor final, el mejor horario es de 19.00 a 22.00 horas.
Mejor frecuencia
La mejor frecuencia para enviar correos electrónicos es entre 1 y 4 veces al mes.
Obviamente, si te pones en contacto con un cliente potencial y te pide que le envíes un contenido por correo electrónico, lo mejor es hacerlo lo antes posible. Si no puedes, vigila el calendario para que el correo electrónico no se pierda en la bandeja de entrada de tu cliente potencial.
¿Cómo mejorar sus conversiones basándose en los 3 estudios?
Los estudios tienen temas similares y resultados complementarios.
Los dos primeros apuntan a un aumento de la probabilidad de conversión de los clientes potenciales que son contactados en los primeros minutos de entrar en el embudo de ventas (394% y 391% respectivamente).
Mientras que el primero proporciona los mejores días y horas para la cualificación, el segundo presenta una estrategia combinada de acciones para maximizar el contacto. La tercera complementa a las dos primeras, indicando los mejores momentos para contactar con el cliente potencial por correo electrónico.
Propuesta de acciones para contactar con clientes potenciales
En términos de planificación y acción, Velocity tiene una interesante propuesta de acciones basadas en los resultados obtenidos en términos de ganancias de conversión:
Día 1:
Llame al contacto inmediatamente. Si no contestan o no devuelven la llamada, envíe el primer correo electrónico a los 20 minutos. Transcurridos 30 minutos, intente otra llamada y, si no funciona, vuelva a intentarlo entre una y tres horas después de la llegada del contacto.
Día 4:
Segundo correo electrónico a la cabeza;
Día 5:
Cuarto intento de contactar con el líder;
Día 8:
Tercer correo electrónico a la cabeza;
Día 14:
Quinto intento de contactar con el líder;
Día 15:
Cuarto correo electrónico y sexto intento de contactar con el líder;
22º día:
Último correo electrónico a la cabeza.
Si tenemos en cuenta las conclusiones del primer estudio, puede que no siempre sea posible encajar las acciones propuestas en esta estrategia en el mejor día para el contacto/calificación.
Sin embargo, puede tener en cuenta las mejores horas del día e intensificar así sus posibilidades de obtener resultados.
¿Recuerdas que de 16:00 a 18:00 era la mejor hora para llamar? Entonces, ¿por qué no hacer el cuarto intento de llamada -que, según la estrategia, tendría lugar tres días después del primer día de intentos- a esa hora?
En lo que respecta a los correos electrónicos, las primeras horas de cada turno de trabajo (de 9.00 a 10.00 y de 14.00 a 15.00) son las mejores. También puedes utilizar las últimas horas de la tarde, de 17:00 a 19:00 para clientes potenciales B2B o de 19:00 a 22:00 para clientes potenciales B2C.
Al unificar toda la información adquirida hasta el momento, es posible complementar la estrategia de actuación.
He aquí un ejemplo de secuencia de acciones para intensificar una cualificación:
Recuerde que no podrá tomar las mejores decisiones para cada cliente potencial. Así que no te preocupes si no puedes llevar a cabo algunas de estas acciones.
Lo más importante es ponerse en contacto con su cliente potencial INMEDIATAMENTE y, si no es posible por teléfono, por correo electrónico. Utilícelo como guía y practíquelo para que usted o su equipo de ventas consigan cada vez más éxitos de ventas.
Para profundizar aún más en el tema, consulte este otro artículo de nuestro Blog sobre Calificación automática de clientes potenciales por tipo de correo electrónico (personal frente a profesional).
