¿Cómo se gestionan tantos documentos mientras se trabaja a distancia?
El acto de firmar un documento, sea cual sea su naturaleza, siempre ha sido habitual en el mundo de los negocios e incluso en la rutina de una persona.
Sin embargo, lo que parece una tarea sencilla con un bolígrafo y un papel puede convertirse en algo mucho más complejo. Por eso te presentamos una solución para firmar documentos sin salir de casa: PandaDoc.
Son muchas las dudas que pueden surgir a la hora de firmar un contrato.
¿Quién puede firmar, sólo el representante legal? ¿Cómo encuentra tiempo en su apretada agenda? ¿Hay que certificarlo ante notario? ¿Por semejanza o autenticidad? ¿Necesita estar presente el representante legal? ¿Cómo se envía a la otra parte? ¿Qué pasa si la oficina de correos o el mensajero pierden mi documento?
Y esta complejidad se ha incrementado en el escenario actual: la llegada de la pandemia de COVID-19 y la inmersión en el oficina doméstica ha traído consigo una barrera entre las personas. El contacto personal ha sido eliminado obligatoriamente de nuestra rutina y uno de los impactos de este cambio impuesto se ha producido en el ámbito profesional con la necesidad de formalizar acuerdos mediante la firma de documentos.
Firmar un documento en papel durará sin duda algún tiempo en la más variada de las rutinas. Pero hoy en día, las empresas se modernizan y buscan cambios para mejorar y agilizar los procesos administrativos.
La sugerencia que hemos hecho aquí siempre ha sido adoptada por Pareto y creemos que, incluso después de que haya pasado este difícil periodo, seguirá facilitando mucho el trabajo de gestión de documentos en una empresa.
PandaDoc, la solución a sus problemas contractuales
Así es como PandaDocuna herramienta que se revela como una solución completa en materia de gestión de contratos y firma electrónica.
PandaDoc es una plataforma muy intuitiva y relativamente sencilla de utilizar. Se centra en la gestión de documentos y contratos.
Entre sus funciones se incluyen: creación y edición de documentos con plantillas, inclusión de medios y archivos, firmas digitales personalizadas, seguimiento del estado de los documentos, creación y edición de formularios e integración con plataformas CRM.
Practicidad y agilidad con PandaDoc
¿Cuánto tiempo pierde en los trámites burocráticos de firmar un documento en papel?
Imprimir un documento, esperar las firmas de los responsables, escanear el documento, enviarlo por correo electrónico, desplazarse al registro civil. ¿Se ha dado cuenta de cuánto tiempo lleva este proceso?
La practicidad y agilidad de la firma electrónica permite que todas estas exigencias puedan llevarse a cabo en pocos minutos utilizando PandaDoc.
Las funciones de como la edición de documentos mediante plantillas, la firma digital con un solo clic y la activación mediante mensajes preconfigurados facilitan enormemente la configuración y finalización de un contrato.
Según PandaDoclos estudios demuestran que el tiempo medio de tramitación de documentos se reduce de cinco días a 37 minutos tras la introducción de la firma electrónica.
Esto se traduce en menos fricciones a la hora de realizar una venta y en un ahorro de tiempo para su equipo de ventas, que estará libre para vender más. Para su equipo de contratos, que estará disponible para atender otras demandas, y para los representantes legales de la empresa, que estarán más centrados en las actividades estratégicas de la empresa.
Firma digital y seguridad con PandaDoc
Las firmas digitales son una tecnología que utiliza criptografía para garantizar la seguridad e integridad de los documentos electrónicos. Es una forma de validar las firmas digitales de un documento, del mismo modo que las firmas validan los documentos en papel. Además, esta funcionalidad ayuda a agilizar diversos procesos.
La firma digital puede ser creada por el propio usuario del software en su smartphone, tableta u ordenador. Esta firma se guardará en el software como una imagen y podrá podrá aplicarla a cualquier documento dentro de la plataforma. A continuación, se puede enviar al destinatario para que recoja su firma.
Además, una vez que todas las partes han firmado, PandaDoc crea automáticamente un certificado de firmaque incluye fecha, hora y un código de referencia de la firma.
La cuestión de la seguridad está directamente relacionada con los permisos concedidos únicamente a los destinatarios registrados con su respectivo contacto de correo electrónico. Este proceso es sumamente importante, sobre todo en las gestiones que implican la firma de contratos o documentos que contienen asuntos sensibles.
Cabe señalar que, según la ley 14.063, publicada en el diario oficial el 23 de septiembre de 2020, el ordenamiento jurídico brasileño ya reconoce la validez de la firma electrónicaen diversos tipos de contratos y documentos en general.
Gestión de documentos en la nube
Como la gestión de contratos en PandaDoc se realiza en la nube, es muy fácil localizar, supervisar, almacenar y editar tus documentos. Esto también ayuda a reducir la cantidad de errores humanos en el procesoporque muchos pasos se pueden automatizar.
Otro aspecto importante de la plataforma es que no es necesario un archivo físico para almacenar los documentos. Esta característica es muy importante tanto desde el punto de vista económico como medioambiental, ya que las empresas ahorran una cantidad considerable de material de oficinapapel, bolígrafos, grapadoras, impresoras y tinta, además de abarcar todo el tema de la sostenibilidad que implica la reducción del uso de papel.
A l ahorro en servicios de entrega (mensajeros, servicios logísticos) también es un factor a considerar entre los puntos positivos de esta herramienta, precisamente porque las negociaciones se realizan todas en línea. También hay que tener en cuenta el hecho de que las negociaciones se realizan a distancia, Esto minimiza el riesgo de pérdida o extravío del documento.
Este ahorro es tan significativo que un estudio encargado por Adobe reveló que el 61% de los directivos entrevistados afirmaron que el uso de firmas electrónicas había reducido los costes relacionados con los documentos.
Además, la plataforma le permite hacer un seguimiento del documento enviado para controlar su estado. Puedes controlar si el documento está en fase de edición, si ya se ha enviado o si ya se ha visualizado, e incluso puedes configurar notificaciones cuando haya sido debidamente firmado por todas las partes implicadas.
Posibles integraciones de PandaDoc
PandaDoc ofrece la posibilidad de integrar el software con un CRM (Customer Relationship Management), una plataforma que almacena una base de datos con información de los clientes. Esto permite extraer datos de una plataforma a otra de forma sencilla y optimizada.
Esta funcionalidad es importante, por ejemplo, para el sector comercial, que le permite controlar al instante la firma del documento por la otra parte implicada en el trato.
Existen numerosos CRMs que se integran con PandaDoc, algunos de ellos son:
La plataforma también ofrece interacción con otras herramientas utilizadas en el flujo de trabajo para agilizar los procesos de gestión de documentos:
Todas estas funcionalidades traen consigo una optimización para el sector comercial, que podrá centrarse únicamente en las actividades de venta. Sin que esto genere otras exigencias dentro del proceso, ya que la plataforma permite crear documentos sin salir de la pantalla del CRM. Los documentos se vinculan a la negociación de ese cliente, por lo que la información se consolida en un solo lugar.
Otras alternativas a PandaDoc
Además de esta excelente sugerencia que puede optimizar todo el proceso de firma de un documento en formato digital, existen otras alternativas en el mercado que permiten realizar el mismo proceso:
Docusign
Al igual que PandaDoc, Docusign es un servicio para preparar, enviar, gestionar y firmar digitalmente documentos. A través del almacenamiento en la nube, la plataforma permite a sus usuarios firmar documentos electrónicamente.
Sin embargo, hay algunas características que difieren un software de otro.
Con DocuSign, si necesitas hacer modificaciones, tendrás que cancelar el documento y volver a empezar desde cero. En PandaDoc puedes utilizar el editor en línea para crear un documento editable al instante y hacer los cambios necesarios en tiempo real, incluso después de enviarlo.
Por otro lado, DocuSign es actualmente una de las plataformas de firma digital más utilizadas en el mundo, por lo que algunas organizaciones que están empezando a modernizarse siguen aceptando este software únicamente para este fin.
AdobeSign
En la misma línea, AdobeSign es un servicio de firma electrónica basado en la nube que permite a los usuarios enviar, firmar, realizar el seguimiento y gestionar los procesos de firma utilizando un navegador o un dispositivo móvil.
A diferencia principal entre AdobeSign y PandaDoc es que AdobeSign requiere que los usuarios utilicen Acrobat Pro (u otro programa externo) para crear documentos. La plataforma PandaDoc ya ofrece plantillas personalizadas para crear documentos, por lo que no es necesario utilizar otro programa para llevar a cabo el proceso.
¿Listo para eliminar los contratos en papel de tu vida?
En definitiva, la pandemia del COVID-19 ha obligado a adaptarse a la nueva dinámica del trabajo a distancia. La firma digital de documentos es un reflejo de estos cambios que se están produciendo desde entonces.
Los documentos físicos forman parte cada vez más de un proceso obsoleto. Por tanto, es vital que las empresas y las personas se adapten a estos nuevos escenarios, nuevas prácticas y nuevas herramientas.
Independientemente de su elección, es necesario mirar hacia el futuro. Las opciones de software mencionadas anteriormente, en las que PandaDoc aparece con más detalle, le ayudarán a usted y a su empresa a optimizar y ahorrar dinero en este proceso. ¿Nos digitalizamos?
